企業(yè)管理電子文件并將其文檔數(shù)字化的原因有很多。創(chuàng)建一個組織和共享信息的結(jié)構(gòu)是一個好處;減少紙張、創(chuàng)建審計跟蹤、確保合規(guī)性以及促進內(nèi)部和外部協(xié)作也是如此。

　　客戶文檔管理系統(tǒng)幫助公司以電子方式數(shù)字化、存儲、管理和跟蹤文檔、數(shù)據(jù)對象和圖像。無論是稱為系統(tǒng)、軟件還是解決方案，客戶檔案管理產(chǎn)品都具有各種功能和價格標簽。Teamface企典提出了一些跨類別的最佳選擇，以幫助您理清可能令人困惑的一系列選項。

　　一些系統(tǒng)專注于啟用存儲、搜索、安全并包括一些文檔修訂和共享功能。其他的擴展到 檔案管理消停之外，為工作流創(chuàng)建、任務(wù)管理、協(xié)作、自動規(guī)則等一系列功能提供了大量插件。

　　另一個需要考慮的問題是：我要將文件存儲在哪里?DMS 分為三種類型：云、內(nèi)部部署和混合。

　　云：通過此服務(wù)，您的文檔位于供應(yīng)商的云中 - 隨時隨地通過互聯(lián)網(wǎng)進行移動訪問。存儲可能受合同限制(盡管大多數(shù)服務(wù)提供各種存儲級別和相關(guān)定價)，但它通常是一種經(jīng)濟實惠的選擇，包括系統(tǒng)管理和更新，并將文件備份到云。

　　本地：此選項允許進行更多自定義，因為 DMS 位于您的服務(wù)器上，并且您不僅限于合同級別的存儲。但是前期成本可能令人生畏，IT 維護可能需要額外費用，而且您需要實施備份協(xié)議，以防服務(wù)器出現(xiàn)故障。

　　混合：內(nèi)部部署和云的這種組合可以讓您靈活地將云用于某些文檔類型，同時避免遷移不需要移動訪問的舊內(nèi)容。

　　在查看 DMS 選項時，需要考慮的關(guān)鍵因素是：

　　安全性：一方面是您控制訪問和設(shè)置系統(tǒng)內(nèi)文檔和文件的權(quán)限的能力。評估如何在內(nèi)部和外部安全地共享這些文件很重要。另一方面是保護存儲數(shù)據(jù)的安全級別。如果您正在尋找云解決方案，請確保供應(yīng)商對其數(shù)據(jù)中心的安全性足以保護您的數(shù)據(jù)并符合您所在行業(yè)的任何法規(guī)。

　　協(xié)作：您需要進行多少內(nèi)部和外部協(xié)作?雖然版本控制、編輯和電子簽名可能是相當標準的 DMS 功能，但一些系統(tǒng)包括工作流、共同創(chuàng)作、任務(wù)管理、警報、消息傳遞等。

　　用戶友好性：您希望盡可能接近 100% 的系統(tǒng)采用率。確保工具和界面易于使用且直觀，以便您的團隊可以輕松使用。

　　移動性：如果優(yōu)先考慮移動訪問，請找到與所有設(shè)備兼容的系統(tǒng)。考慮一個具有復(fù)制桌面體驗的應(yīng)用程序的應(yīng)用程序。

　　集成：我們審查的 DMS 產(chǎn)品具有廣泛的集成能力。了解您需要 DMS 與哪些系統(tǒng)進行集成。(例如需要與 CRM、內(nèi)容管理系統(tǒng)或會計軟件連接，這可能會影響您的供應(yīng)商決策.)

　　支持：與任何供應(yīng)商服務(wù)一樣，請確保您了解如何提供支持。我們審查的大多數(shù)供應(yīng)商都有多種支持選項，包括電子郵件、在線聊天和電話——盡管有時時間有限。有些僅通過票務(wù)系統(tǒng)提供支持。選擇適合您需要的支持級別和類型的一項。

　　價格： DMS 價格因供應(yīng)商和服務(wù)而異。如前所述，內(nèi)部部署 DMS 有大量的前期成本。但是，對于云服務(wù)，您可能需要支付按用戶/月或存儲容量確定的月費或年費，而附加功能可能會增加成本。因此，請考慮您的持續(xù)成本以及如果您的需求增加將會發(fā)生的任何增加。