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　　團隊隊合作現(xiàn)在是任何業(yè)務(wù)順利運行的標準做法。項目越來越跨職能，協(xié)作工作現(xiàn)在是項目管理的一個關(guān)鍵方面。然而，同樣的陷阱仍然存在——在會議上花費了太多時間、太多的電子郵件討論以及太多的工作要做。項目難以取得進展，延誤不可避免，預(yù)算超支。

　　企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的時機已經(jīng)成熟，現(xiàn)在應(yīng)該以真正的公司協(xié)同辦公系統(tǒng)的形式為員工提供發(fā)揮潛力的工具。

　　什么是協(xié)同辦公系統(tǒng)?

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)是一個虛擬工作空間，其中資源和工具集中在一起，旨在促進企業(yè)項目工作中的溝通和個人互動。這自然意味著提供對信息的訪問，但更重要的是，鼓勵直接通過平臺進行項目跟蹤方面的協(xié)作：

　　項目更新、監(jiān)控和管理;

　　文件共享(電子表格、演示文稿、文本文件等);

　　就正在進行的舉措交換信息和交流。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)的目的是通過簡化項目監(jiān)控任務(wù)和提高效率，使員工能夠更好地協(xié)同工作。對于尋求生產(chǎn)力、財務(wù)節(jié)省和提高員工福利的企業(yè)而言，這樣的平臺是一種創(chuàng)新的解決方案。

　　根據(jù)相關(guān)項目的類型，存在不同類型的平臺。一些解決方案將適應(yīng)所有項目，而另一些則需要一些定制。無論如何，建議選擇滿足您在協(xié)作方面的主要目標的解決方案：

　　項目組合管理;

　　持續(xù)改進;

　　創(chuàng)新發(fā)展。

　　為什么要使用協(xié)同辦公系統(tǒng)?

　　首先，協(xié)同辦公系統(tǒng)可以節(jié)省您的員工時間。事實上，業(yè)務(wù)流程越來越復(fù)雜，項目和目標越來越多，員工使用的工具越來越多樣化。如果這種碎片化有時可能意味著重新獲得敏捷性，也可能意味著效率下降，更重要的是，管理方面的整體一致性。

　　因此，協(xié)同辦公系統(tǒng)的使用為用戶提供了在理想條件下工作的可能性，方法是將員工所需的所有信息集中在一個地方，并簡化日常任務(wù)——報告、更新、通過電子郵件發(fā)送或接收信息等。

　　因此，這樣的平臺提供了四個主要好處：

　　1員工的精力再一次用在價值創(chuàng)造上

　　如果您已經(jīng)體驗過使用Excel進行項目管理時遇到的困難，那么您將了解為員工提供更直接、更易于使用的工具的好處，讓他們可以將精力投入到真正創(chuàng)造價值的工作中。太多的組織仍然導(dǎo)致他們的員工浪費時間尋找信息，以便他們可以更新過時的PM系統(tǒng)中的項目監(jiān)控。

　　2改善項目溝通

　　與項目相關(guān)的溝通既涉及經(jīng)理希望共享的信息(目標、指令、進度、項目進度等)，也涉及員工完成日常任務(wù)所需的信息。使用協(xié)同辦公系統(tǒng)的集中化可以在正確的時間提供正確數(shù)量的正確信息，例如僅向相關(guān)個人顯示的給定項目的通知。

　　3促進知識回收

　　這方面遠非微不足道，但在企業(yè)中尚未得到充分利用，通常是由于時間不足。協(xié)同辦公系統(tǒng)可以逐漸成為真正的內(nèi)部知識庫。員工可以利用以前的經(jīng)驗和專業(yè)知識，而不是為每個新項目重新發(fā)明輪子。這構(gòu)成了真正的優(yōu)勢，并進一步節(jié)省了時間和能源。

　　4產(chǎn)生想法并培養(yǎng)創(chuàng)新的發(fā)展。

　　對于希望鼓勵參與式創(chuàng)新的企業(yè)來說，協(xié)同辦公系統(tǒng)不僅是一個優(yōu)勢，而且是必不可少的。除了設(shè)定創(chuàng)新的范圍(歡迎哪些想法的主題、用于分析和選擇收集的想法的方法等)之外，還可以讓員工增強其他人的建議，并監(jiān)控想法發(fā)展為倡議，以至于它們成為實際項目。

　　將您的組織拆散，并將人員組件完全整合到您的項目組合中，為您的員工提供新的動力。

　　選擇協(xié)同辦公系統(tǒng)

　　值得重申的是，協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要功能是替換使用的各種不同的系統(tǒng)，以方便員工的工作。它不是一個額外的系統(tǒng)。這是練習(xí)的一個基本方面，在考慮選擇解決方案時應(yīng)牢記。它將能夠正確確定有用的功能，并選擇適合其最終用戶需求的精心設(shè)計的系統(tǒng)，確保平臺被接受并成功部署。

　　要選擇最合適的解決方案，以下步驟將幫助您將目標與確定的用戶范圍保持一致，從而做出全面的選擇：

　　設(shè)定使用平臺要達到的目標：第一階段將有助于確定業(yè)務(wù)需求，正式設(shè)定預(yù)期結(jié)果和衡量標準。

　　確定平臺在業(yè)務(wù)中的使用范圍：是用于項目管理，還是建立知識庫，還是鼓勵協(xié)同創(chuàng)新?這確保了重點仍然固定在目標上……

　　通過專注于用戶的利益和他們將節(jié)省的時間來預(yù)測變更管理，以確保他們對新系統(tǒng)的認可和未來參與。

　　確定將領(lǐng)導(dǎo)過程的項目發(fā)起人：這些人必須以身作則，充當(dāng)過程專家，并建立成功所需的意愿和動力。

　　最后，檢查使用平臺是否符合企業(yè)文化。盡管協(xié)同辦公系統(tǒng)非常流行，但必須確保企業(yè)文化適合更加開放和敏捷。

　　一旦確定了這些要點，您將更好地準備從市場上的各種平臺中進行選擇，并且重要的是，確認符合您要求的功能。

　　協(xié)同辦公系統(tǒng)的優(yōu)先功能

　　有許多解決方案可用，有些是通用的，有些是更專業(yè)的，因此它們具有特定的功能來匹配所尋求的目標。

　　以下是可以適應(yīng)所有需求的協(xié)同辦公系統(tǒng)的主要功能：

　　可訪問性：任何工作人員都必須可以隨時從任何工作站或設(shè)備(移動性、跨平臺)訪問該平臺。這意味著您的員工可以在需要時隨時擁有任何文件和工作工具。

　　直觀、直接且用戶友好：如果您希望員工接受并愿意使用該解決方案，那么除了節(jié)省時間和提高效率之外，還必須為他們提供一個設(shè)計良好、易于使用且?guī)缀醪恍枰嘤?xùn)的平臺.

　　內(nèi)容搜索：使查找文檔、信息、項目或檔案盡可能簡單和快速。

　　全面的項目監(jiān)控：無論使用何種平臺，可以從頭到尾監(jiān)控項目，從最初的想法到完成的平臺是首選。

　　概述：選擇一個為您提供鳥瞰圖、決策支持功能、準確和相關(guān)的KPI以及綜合概述的平臺。