經(jīng)營成本與經(jīng)營績效往往是重要考量。過去拜訪客戶的經(jīng)驗，常常發(fā)現(xiàn)許多客戶以人工作業(yè)（搭配Excel）處理所有出勤管理Excel的整理、檢核，以及薪資計算的工作，每月、甚至每天花費不少時間處理相關(guān)作業(yè)。甚至有些客戶，即使采用了系統(tǒng)，仍然許多報表要人工，或是系統(tǒng)內(nèi)分成許多模組，互相沒有連結(jié)，一個新進員工建檔輸入需要分許多地方輸入等。人事系統(tǒng)比較、評估工作對于企業(yè)人事或人資管里單位來說，并不是簡單的工作。許多中小企業(yè)人事管理者，通常身兼多職，因此很習(xí)慣找朋友推薦人事系統(tǒng)，或聽過其他公司使用，因此也跟著采用。(臺灣的企業(yè)，常見大概每一百人配置一個專職人資管理者，所以中小企業(yè)人資有不小比例并非全職） 但是一套系統(tǒng)的使用、上線，成功的指標(biāo)其實不是看系統(tǒng)有多少功能、廠商多出名，而是看企業(yè)內(nèi)使用者是否能夠接受系統(tǒng)的操作與運作模式，以及系統(tǒng)是否真能減少重工、提升內(nèi)部的管理績效、并快速提供決策支援。）
舉個實際案例來說：有一個數(shù)百人連鎖零售、服務(wù)業(yè)客戶，因為導(dǎo)入ERP系統(tǒng)，使用了ERP的HR管理模組來進行管理。但是經(jīng)過了漫長的上線程序，最后卻因為操作不流暢，前端操作人員難以適應(yīng)、痛苦指數(shù)飆高，就連后臺管理者，也必須用許多人工作業(yè)來完成新人建檔、甚至產(chǎn)生報表等工作。因此，評估是否該用系統(tǒng)、或是否該換系統(tǒng)，都應(yīng)該以現(xiàn)有工作是否能夠得到更好、更有效率的管理支援來考量，而非單純以省錢、或功能很多、很有名等因素來考量。建議可以從幾個面向來檢討：
- 以100人以下公司為例，目前的經(jīng)常性 （若是30人以下公司，則應(yīng)該在2小時內(nèi)）
- 企業(yè)是否有成長的規(guī)劃？
- 查詢相關(guān)資料、制作各式管理報表、平均每件是否無法在短時間內(nèi)（如5-10分鐘內(nèi)）完成？
- 是否有不少員工經(jīng)常在外工作、或主管經(jīng)常出差，無法妥善的紀(jì)錄出勤或請假？
- 若已有系統(tǒng)，對于系統(tǒng)的功能、報表、操作以及因應(yīng)法規(guī)修改的能力，管理者或一般員工是否經(jīng)常無法滿意？
- 員工出勤異常是否得用人工審查？
- 發(fā)薪前是否常常要再重新驗算，或反覆檢查？
- 人事管理者是否經(jīng)常異動（如一年內(nèi)）？
- 有輪班、排班狀況，且班表會修改（需要修改異動紀(jì)錄）
若以上問題有一半以上答案為「是」，應(yīng)該及早開始規(guī)劃使用或更換 有一些公司HR會嘗試引進簡單的考勤機、或打卡APP，來記錄員工出勤，這通常是第一步，但是這些工具無法協(xié)助人事管理者判讀出勤異常，因此要改善整體的人力資源管理效能，幫助很有限，還是要有整體性的時程規(guī)劃，逐步導(dǎo)入合適的人事出勤薪資管理系統(tǒng)。目前薪資水平在整體物價膨脹的壓力下，只會逐年不斷攀升，對于企業(yè)來說，若都用人工方式來管理人力資源，成本也只會不斷攀升，并且面對外界競爭，將很難對于外界變化快速做出調(diào)整，未來將是智能化的時代，管理方式也應(yīng)該要有更智能化的考量。
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